business

Regels voor klanten

Het klinkt misschien een beetje gek, maar als ondernemer ben je soms net een psycholoog. Je moet klanten en hun behoeften goed kunnen inschatten. Tevens moet je hen ook op een passende manier duidelijk maken wat wel en niet kan. Als ondernemer moet je zeker zijn van je zaak en daar ook niet vanaf wijken. Doe je dat op de juiste manier dan ontstaat er automatisch respect voor jouw team, jezelf en jouw bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld regels voor klanten opstellen.

Veel klanten zullen namelijk proberen om jouw bedrijf naar hun eigen hand te zetten. Ze willen later betalen of toch nog onbetaald iets veranderen aan het eindresultaat. Op het moment dat een klant merkt dat jij overal in mee gaat ben je verloren. Immers lijk je dan eerder een werknemer dan een respectabele ondernemer met een eigen bedrijf. Zeg maar toedeloe tegen wederzijds respect! Gelukkig kun je dat door regels voor klanten voorkomen en jezelf een hoop narigheid besparen.

regels voor klanten

Vrijblijvend advies

Yes, daar begint het meestal mee. Veel ondernemers bieden namelijk vrijblijvend advies aan om klanten binnen te halen. Naar mijn mening een goed idee, mits de regels voor klanten omtrent vrijblijvend advies duidelijk zijn. Hiervoor heb ik in snel tempo moeten leren waar ik de grens moet leggen. Klanten zijn nu van harte welkom voor maximaal een uur vrijblijvend advies. Het advies bestaat uit een korte analyse, tips en tricks. Dat vertel ik vooraf.

Zodra klanten tijdens een vrijblijvend adviesgesprek vragen hoe ze iets moeten doen en de diepte in willen, geef ik aan dat ze ons daarvoor kunnen inhuren. Voorkom dat je onbetaald werk uitvoert of te veel informatie geeft waardoor een klant jou niet meer nodig heeft. Dit heb ik in het eerste jaar van mijn onderneming echt te vaak gedaan. Als jij je net als ik afvraagt waarom klanten na goed advies niet meer terugkomen, is dit wellicht de fout die je maakt.

De workflow

Nieuwe klanten krijgen bij mijn media en pr-bureau altijd van tevoren te horen waar onze workflow uit bestaat. Dit verschilt per service en project, daarom nemen wij die altijd even met de klant door. Een workflow laat zien hoe jouw bedrijf een project uitwerkt of een service verleent. Hierin staat precies wat en wanneer jij bepaalde taken uitvoert. Uiteraard hoef je niet alles te vertellen, maar een beetje inzicht doet wonderen.

Het geeft klanten vertrouwen in het proces en ze zien meteen waar hun eigen verantwoordelijkheden liggen. Laat in grote lijnen ofwel in een workflow zien waar een klant aan toe is. In onze workflow vertellen wij wat we van onze klanten nodig hebben. Zo geven wij in de workflow aan wanneer zij bijvoorbeeld beeldmateriaal moeten aanleveren. Hierdoor weten klanten dat als zij benodigdheden niet op tijd aanleveren, wij niet verder kunnen werken voor hen. Duidelijkheid voorkomt onnodige stress en discussies.

regels voor klanten

Werken op locatie

Bij Bloggers and Brands gaan wij vanaf begin 2017 niet meer op bezoek bij potentiΓ«le klanten tenzij ze ons inhuren voor een consult. Eerder ging ik namelijk stad en land af om klanten te woord te staan. Soms zat ik zelfs twee uur in de auto om slechts een half uur op locatie te zijn. Begrijp mij niet verkeerd, ik ben voor klantvriendelijkheid tenzij het mijn bedrijf geld kost. Klanten zijn nu ten alle tijden welkom op kantoor en belafspraken zijn altijd mogelijk.

Deze regel heeft ervoor gezorgd dat ik meer tijd over heb voor belangrijke taken. Een klant bezoeken kostte mij vaak een (onbetaalde) halve dag werk. Vaak hadden de klanten de meest simpele vragen die dat echt niet waard waren. Tevens vroegen ze na zo’n eerste afspraak op locatie of we weer langs konden komen en zo ging het maar door. Voorkom dat klanten jouw agenda bepalen en werk alleen op locatie als je daar betaald voor wordt.

Factureren

Mijn voordeel is dat ik heel zakelijk kan zijn en voet bij stuk kan houden. De klanten van mijn bedrijf weten dan ook dat wij altijd vooraf factureren alvorens wij aan het werk gaan. Ik wil je dan ook aanraden om altijd met offertes, algemene voorwaarden en betalingstermijnen te werken. Onze werkwijze omtrent betalen is standaard terug te vinden op de offertes. Wij verwijzen klanten dan ook altijd weer terug naar de offerte die zij zelf hebben geaccepteerd.

Om te voorkomen dat je zelf in financiΓ«le problemen komt is het belangrijk om deze regels voor klanten te benoemen. Geef op tijd aan hoe je factureert en dat je pas aan de slag gaat als het geld binnen is. Laat ook weten wat de consequenties zijn voor wanbetalers. Wellicht stopt dan het project, vraag je de producten terug of lever je een deel van het werk niet tot je betaald krijgt. Voorkom in ieder geval dat hier discussie over kan ontstaan, regels zijn regels!

Hopelijk heb jij iets aan deze tips, laat je het mij even weten?

Kaya-Quintana

P.S. Je kunt mij ook inhuren als business coach, mail daarvoor naar info@kaya-quintana.nl.

nederlandse business blog

You Might Also Like