Wanneer maak je een offerte?

Je hebt vast weleens zo’n heel enthousiaste klant gehad die meteen om een offerte vroeg. Jij ging toen lekker aan de slag, was er uren mee bezig en stuurde de offerte op. En toen: Krekels… Heel veel krekeltjes… Dat wil je natuurlijk voorkomen, want een goede offerte opstellen kost nu eenmaal aardig wat tijd. In dit artikel geef ik je daarom graag tips om te voorkomen dat je voor niets offertes maakt. Wanneer is het de moeite waard om een offerte te maken? Let me tell you!

Wat is een offerte?

Een offerte is simpel gezegd een document waarin je precies vertelt wat je voor jouw klant kan doen en wat het de klant zal kosten. Bij een offerte lever je ook altijd de algemene voorwaarden van je bedrijf. Hierdoor weten jouw klanten precies wat ze kunnen verwachten van jouw services. Wanneer de klant akkoord gaat met de offerte kun je officieel van start met de opdracht. Zonder ondertekende offerte werken is namelijk een zeer slecht idee.

Een offerte en de algemene voorwaarden zijn er namelijk om de klant en jezelf te beschermen. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan over de prijs, de opdracht en de beloofde resultaten. Zonder een offerte geef je klanten de mogelijkheid om jouw werk, factuur en service te betwisten. Indien een klant een gegronde reden of klacht heeft is dat natuurlijk niet erg. Echter kan dat niet gebeuren als beide partijen de afspraken in de gemaakte offerte nakomen.

BANT

Vorig jaar maakte ik kennis met de BANT-methode. Dankzij deze methode kan ik veel sneller achterhalen of het de moeite waard is om een offerte op te maken. Er zijn namelijk een heleboel klanten die enkel wat informatie willen. Sommige weten nog niet wat ze willen, maar willen wel alvast genieten van jouw hulp of service. Om misbruik van jouw tijd te voorkomen kun je de BANT-methode inzetten:

Budget, wat is het budget?
Autoriteit, is de persoon waarmee je praat de persoon die beslist?
Noodzaak, past de service of het product bij deze klant?
Tijd, wanneer wil de klant van start gaan?

Deze vragen hoef je natuurlijk niet ‘straight in your face’ te stellen. Ik doe het vaak spelenderwijs terwijl ik met iemand aan het sparren ben over de juiste oplossing. Omdat het gesprek lekker relaxt en natuurlijk verloopt kan ik veel meer informatie vergaren. Als je recht voor zijn raap dergelijke vragen stelt kan het namelijk een beetje intimiderend of te zakelijk overkomen. Er mag best een beetje jus bij de gehaktballen. Maak er dus een leuk gesprek van en blijf weg van een ondervragende style.

Stel de juiste vragen

Door het stellen van vragen uit de BANT-methode aan een potentiële klant, kun je erachter komen of het de moeite waard is om een offerte te maken. Ik raad je aan om eerst een globaal beeld te krijgen van wat de klant doet en nodig heeft. Zoekt iemand bijvoorbeeld naar een fashion designer terwijl jij een illustrator bent? Dan weet je meteen dat je voor deze klant geen offerte hoeft te maken. Immers kan jij deze klant niet helpen met jouw service.

Vervolgens is het goed om te vragen wat de functie is van de persoon die bij jou de informatie opvraagt. Is het de stagiair, een medewerker of de hoogste baas? Wanneer willen ze graag van start gaan en wat is het budget? Deze twee laatste vragen zijn erg belangrijk als je het mij vraagt. Wil iemand pas volgend jaar van start gaan? Dan is het een goed idee om nog niet al te veel tijd in een offerte te steken. Is er geen of te weinig budget? Dan kun je dat meteen aangeven bij de klant. Die kan dan het budget verhogen of verder zoeken naar een alternatieve oplossing.

Wel of geen offerte?

Voor mijn bedrijf let ik met name op de volgende punten. Passen onze services bij wat de klant nodig heeft? Wanneer wil de klant van start? Is het budget toereikend? Zo ja, maak ik een offerte op. Het is namelijk een slecht idee om een klant die klaarblijkelijk budget en een behoefte heeft te laten wachten. Al helemaal niet als ik weet dat iemand binnen twee maanden lekker met ons aan de slag wil gaan.

Ik raad je af om klanten die zelf nog niets zeker weten een offerte voor te leggen. Als ze geen van de vragen uit de BANT-methode kunnen beantwoorden is het vaak een slecht teken. Geef dergelijke klanten een algemeen advies en informatie mee over jouw bedrijf, maar steek er nog niet al te veel tijd in. Voorzie ze bijvoorbeeld van een folder of geef een minimaal budget aan. Geef ze uiteraard wel de kans om later terug te komen als ze wel weten wat ze willen.

Check, check en dubbelcheck!

Wil je echt weten of een klant serieuze interesse heeft in jouw bedrijf? Geef ze huiswerk en laat ze de vragen uit de BANT-methode beantwoorden. Veel klanten vragen vaak of je ze wat informatie wilt sturen. Dat is natuurlijk veel te algemeen, daarom geef ik ze altijd wat ‘huiswerk’ mee voordat ik hen informatie stuur. Ik vraag aan iedereen die een aanvraag bij mijn bedrijf doet het volgende:

1. Kun je mij vertellen wat jij bij bedrijf X doet?
2. Wat heb jij daarvoor nodig?
3. Kun je aangeven wanneer je dat nodig hebt?
4. Welk bedrag wil je daar maximaal aan uitgeven?

Krijg je antwoorden terug die passen bij wat jij doet? Schrijf dan meteen die offerte!

Heb je nog vragen over offertes maken? Laat het mij dan zeker weten,

Kaya-Quintana

P.S. Volg mij via Bloglovin voor meer business tips, thanks babe!