Help, mijn factuur wordt niet betaald! Het komt helaas heel vaak voor dat facturen niet op tijd betaald worden. Als ondernemer is het nooit leuk om daarmee geconfronteerd te worden. In dit artikel deel ik daarom enkele tips om onbetaalde facturen te voorkomen. Door deze handige tips en tricks heb je geen stress meer als je op je bankrekening kijkt, want het geld staat er gewoon op. Here we go!
De algemene voorwaarden
De basis van de oplossing van al je problemen zijn op maat gemaakte algemene voorwaarden. Helaas hebben veel ondernemers geen of ontoereikende algemene voorwaarden in handen. Ik raad je met klem aan om voor de start van je bedrijf algemene voorwaarden te laten opstellen. Heb je al een bedrijf, maar ben je nog niet in het bezit van je eigen set voorwaarden? Ren dan als een malle naar een advocaat die jou daar goed mee kan helpen.
In jouw algemene voorwaarden kun je o.a. vastleggen hoe jij jouw services en producten levert. Waaronder jouw manier van factureren, betalingstermijnen en de sancties die een klant kan verwachten als die zich er niet aan houdt. Door dit vast te leggen in jouw voorwaarden kan een klant er niet om heen. Immers gaat een klant akkoord met jouw algemene voorwaarden wanneer die een dienst of product bij jou afneemt.
Algemene voorwaarden zijn de zogeheten juridische stok achter deur. Omdat je zwart op wit hebt staan hoe je omgaat met financiële conflicten, weten klanten van tevoren waar ze aan toe zijn. Indien een klant de factuur bijvoorbeeld weigert te betalen, kun jij op basis van je algemene voorwaarden juridisch actie ondernemen. Hoe? Ook dat staat in je algemene voorwaarden. De klant kan in ieder geval niet om de consequenties heen. Zonder algemene voorwaarden kan een klant makkelijk jullie afspraken betwisten. Tevens kun je juridisch minder tot weinig bereiken zonder algemene voorwaarden.
De wettelijke betalingstermijn
Veel ondernemers weten niet dat er vanaf maart 2013 een nieuw wettelijk betalingstermijn is ingegaan. Het rijk heeft besloten dat bedrijven elkaar binnen dertig dagen na het verzenden van een factuur moeten betalen. Dat geldt voor het rijk en elk bedrijf ander bedrijf, groot of klein! Indien beide partijen er baat bij hebben, mag je wettelijk het termijn verlengen naar zestig dagen. Hiervoor moeten beiden partijen akkoord gaan, anders is een langer termijn niet geldig.
Ik merk met name bij zzp’ers, freelancers en kleine bedrijven dat zij geen gebruik maken van deze wet. Hierdoor gaan ze akkoord met betalingstermijnen van een groter bedrijf, die vaak veel langer duren dan dertig dagen. Met als gevolg dat deze kleinere bedrijven in de financiële problemen komen. Je hoeft als ondernemer dus niet akkoord te gaan met betalingstermijnen die langer dan dertig dagen duren. Indien een ander bedrijf zich niet aan de wettelijke betalingstermijn wil houden, kun je dus de wet erbij pakken. Wil een bedrijf zich daar echt niet aan houden, dan raad ik je aan om de opdracht af te slaan. Het getuigt van disrespect naar jou als ondernemer en ongetwijfeld een lege bankrekening.
Vooraf factureren is een goed plan!
Mijn bedrijf factureert altijd vooraf, dat geven wij ook aan in onze offertes. Indien een van onze klanten akkoord gaat met een offerte, weten zij dus ook dat ze vooraf moeten betalen. Voor de wet geldt in ieder geval dat een bedrijf binnen dertig dagen een factuur moet voldoen. Je kunt als bedrijf zelf bepalen binnen hoeveel dagen van tevoren een factuur voldaan moet worden. Sommige bedrijven houden zeven dagen aan, weer andere veertien of dertig dagen.
Door vooraf te factureren ben je verzekerd van betaling. Zodra het geld op je rekening staat kun jij aan de slag voor de klant. Zo voorkom je onbetaald werk en behoudt je het respect van de klant. Veel ondernemers vinden vooraf factureren eng of ze zijn bang dat een klant wegloopt. In principe is dat nergens voor nodig. Bij de Hema betaal je bijvoorbeeld ook vooraf voor een nieuwe agenda. Wil een klant niet vooraf betalen en komt dat jou niet uit, dan kun je de opdracht afslaan. Zo voorkom je dat jouw factuur niet wordt betaald en je niet voor niets werkt.
Goed onderhandelen is key
Veel ondernemers gaan de mist in door niet duidelijk onderhandelen. Voordat je een opdracht officieel aangaat, moeten beide partijen op de hoogte zijn van wat de opdracht inhoudt en wat de voorwaarden zijn. Laat je niet opjagen door een ander bedrijf en ga nooit akkoord met een voorstel dat je niet goed begrijpt. Als een klant bij jou een opdracht uitzet, dan ben jij degene die de algemene voorwaarden bepaald. Het is immers jouw bedrijf en jouw service of product. Jij bepaald zelf hoe jij die naar tevredenheid van de klant levert.
Zorg er in ieder geval voor dat je altijd een duidelijke opdracht of productomschrijving levert. Die kun je bij je algemene voorwaarden meesturen naar de klant middels een offerte. Als de offerte eenmaal getekend is, dienen beide partijen zich aan jouw algemene voorwaarden te houden. Vergeet in ieder geval niet dat als een klant bij jou aanklopt, jij de regie in handen hebt. Wees niet bang om klanten af te wijzen omdat er een slechte match is. In alle gevallen is het beter om klanten aan te nemen die jou en jouw bedrijf met respect behandelen. Klanten die jou vanaf het eerste moment al hoofdpijn bezorgen en dus wellicht ook financiële problemen, kun je toch echt beter afslaan.
So go get your money honey!
Kaya-Quintana
P.S. Volg mij voor meer ondernemers tips via Bloglovin, see you there!
