5 business babe tips, deel 2

Vorige week gaf ik je 5 business babe tips voor de business babe die je al bent of binnenkort zal zijn. De tips uit deel 1 waren met name gericht op je eigen gedrag. In dit deel geef ik je vijf praktische tips die je altijd en overal kunt gebruiken. Want veel mensen gaan helemaal op in hun creativiteit, en vergeten de praktische kant van zaken doen. Met deze tips kun je ook het praktische gedeelte goed oppakken, let’s go!

Get your info right

Business plan, KvK en btw-nummer, bankrekeningnummer, site, social media en een mail adres. Deze zeven items zijn de basis van je onderneming. Schrijf een business plan om te kunnen overleggen wat jij kan doen voor je klanten. Een business plan hoeft geen boekwerk te zijn, maar wel een goed overzicht van jou en je werkzaamheden. Zo biedt je niet alleen je klant duidelijkheid, maar ook jezelf.

Op je site wil je dat natuurlijk goed kunnen overbrengen naar de klant. Een KvK en btw-nummer komen niet enkel professioneel over, maar verschaffen ook een veilig gevoel voor een klant. Wees actief op social media en koppel dit aan je site, waar alles bijeen komt. Zorg ervoor dat je een makkelijk mail adres hebt, dat bij de naam van je onderneming aansluit. Zo kunnen (potentiële) klanten jou beter onthouden.

Lekker aan de administratie

Een administratie bijhouden klinkt ingewikkelder dan het is. Mijn administratie bestaat uit twee mappen waarin ik in en uitgaande facturen bewaar. Maar ook offertes, bonnetjes, een urenadministratie en bankafschriften. Ik maak ook gebruik van een Excel programma waarin ik in en uitgaven noteer. Aan het einde van elke maand zie ik dan ook meteen hoeveel belasting ik moet afdragen. Dit handige programmaatje vind je hier en met de site Toggl kun je makkelijk je uren bijhouden.

Iemand anders gaf mij de tip om er een vaste dag per maand voor te kiezen. Ik moet daar zelf nog routine in krijgen, want ik wacht altijd af tot ik de blauwe envelop van de belastingdienst zie. Dan moet ik weer de boel overhoop halen om alles te vinden. Terwijl ik mezelf stress en tijd kan besparen door gewoon elke maand even alles te ordenen. Daar moet ik dus echt mee aan de slag. Wees dus niet zo’n sloddervosje als ik, haha!

Agenda, notebook en pen

Lekker old school maar wel heel belangrijk! Laptops, computers en telefoons kunnen crashen. De tekst in een agenda of notebook blijft voor altijd bestaan, het is dus handig om die altijd bij je te hebben. Schaf bijvoorbeeld een Moleskine agenda aan met extra ruimte voor notities. Vergeet niet om twee pennen mee te nemen. Eentje voor jezelf en de persoon waarmee je afspreekt, zo kom je goed voorbereidt over als de ander er wel eentje is vergeten.

Daarnaast is het handig om alles op één plek te hebben. In het verleden sloeg ik iets op in mijn telefoon en dan schreef ik weer iets in mijn agenda. Bij mijn pc had ik een kladblok liggen en alsnog was ik alles kwijt. Sinds een paar jaar schrijf ik dus alles in mijn agenda en alleen in mijn agenda. Nu ben ik nooit meer iets kwijt en kan ik altijd terug kijken naar mijn vorige afspraken. Handig als ik bijvoorbeeld iets moet factureren of nakijken.

Know your people

Heb je iemand aan de telefoon gesproken? Vraag dan altijd naar zijn/haar naam en schrijf die op. Heb je weer eens een visitekaartje gekregen, berg die dan op bij alle anderen. Zelf heb ik een bestandje met mailadressen van belangrijke mensen, zodat ik die overal kan bereiken. Als blogger is het bijvoorbeeld erg belangrijk dat ik weet welk contactpersoon bij welk merk hoort.

Je contacten ordenen en up to date houden is erg belangrijk. Dit hoort bij het netwerken uit deel 1 van deze serie. Het is namelijk erg leuk om iemand eens gesproken te hebben, maar zonder contactgegevens heb je er vrij weinig aan. Want hoe wil je diegene later nog eens bereiken als het nodig is? Tevens is het handig om bij contactgegevens ook de naam en achternaam van iemand te noteren. Zo kun je toekomstige correspondentie persoonlijk houden.

Gek op lijstjes

Ik ben niet zozeer gek op lijstjes maken, maar ze helpen mij om mijn taken daadwerkelijk af te maken. Ik maak dan ook graag gebruik van mijn To do boekje of mijn deskplanner van de Hema. Ik gebruik mijn agenda namelijk voor afspraken en notities, maar voor die afspraken moet ik ook wel eens taken uitvoeren. Al die taken passen niet in mijn agenda, dus werk ik die altijd apart uit in een lijstje.

Omdat ik door het lijstje niet meer hoef te proberen om alles te onthouden, is er veel meer ruimte in mijn hoofd voor andere dingen. Zo kan ik helder en rustig nadenken, en de tijd nemen voor de taken. De belangrijkste taken zet ik bovenaan en streep ze af met een marker als ze af zijn. Ik gebruik een groene marker omdat ik groen associeer met goed. Het werken met kleur is voor een visueel en psychologisch trucje, dat ik graag gebruik om mijn brein te laten relaxen. Groen betekend af en dat is goed!

Hopelijk heb je iets aan deze praktische tips. En ik hoor het natuurlijk graag als je wilt dat ik ergens dieper op in ga. Laat daarvoor een comment achter en deel deze artikelen om andere business babes te helpen.

Kaya-Quintana

P.S. Handig artikel? Like en volg dan via Bloglovin, thanks!